Helsingin Kauppiaitten Yhdistys r.y. / Avustushakemusten käsittely
(hyväksytty 8.3.2023, muokattu 5.9.2023)

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Helsingin Kauppiaitten Yhdistys r.y.
Y-tunnus: 0201255–8
Postiosoite: c/o Hanna Suvisaari, Veininkatu 27 b, 02730 Espoo

2. Rekisterin nimi

Hakemusten ja avustusten käsittely

3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Yhteyshenkilönä toimii yhdistyksen asiamies Hanna Suvisaari.
Sähköpostiosoite: info@kauppiaittenyhdistys.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kerättäviä henkilötietoja käytetään avustushakemusten ja myönnettyjen avustusten käsittelyyn ja yhteydenpitoon.

• Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietokokonaisuuksia: avustushakemuksissa annetut tiedot, hakemusten arviointiin liittyvät tiedot, myönnettyjen avustusten maksatukseen liittyvät tiedot, avustushankkeen edistymiseen liittyvät tiedot sekä loppuraporttiin liittyvät tiedot.

• Rekisteriin kerätään yhteystietoja avustuksen hakijasta/ organisaatiosta/ työryhmän jäsenistä. Nämä tiedot kerätään avustuksen hakijoilta.

• Avustuksenhakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun sekä rekisterinpitäjän lainmukaisten velvollisuuksien täyttämiseksi.

• Järjestelmän käyttäjistä kerätään myös teknistä käyttäytymistietoa, kuten käyttäjän laitteen IP-numero ja järjestelmään kirjautumisaika. Näitä tietoja kerätään tietoturvan ja jäljitettävyyden tarpeisiin.

• Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.
  

5. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen hallitus ja asiamies, teknistä tukea antavat henkilöt, tilinpidosta ja maksatuksesta huolehtivat nimetyt käyttäjät ja tilintarkastajat. Tietoja pyritään näyttämään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

Pysyvästi hakemusasiakirjat ja hankeraportit arkistoidaan Helsingin kaupunginarkistoon. Sinne arkistoidut asiakirjat salataan julkisuudelta 100 vuodeksi. Aineisto on kuitenkin yhdistyksen hallituksen, yhdistyksen toimihenkilöiden ja tutkijoiden tutkimusluvan alaisessa käytössä myös ennen salausajan päättymistä. Tutkimusluvan arkistoon myöntää yhdistyksen hallitus. Tutkimusluvan saamiseksi tutkijan on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle selvitys tietosuojan huomioinnista tutkimustyössä ja tutkimusraportin laadinnassa.

6. Rekisterin suojaus

Kerättyjä tietoja säilytetään sekä sähköisesti että fyysisesti.

• Sähköiseen järjestelmään kirjautuminen vaatii rekisteröitymisen ja sähköpostiosoitteen varmentamisen ennen kirjautumista.

• Sähköinen apurahajärjestelmä on suojattu fyysisin ja teknisin toimin. Tiedot sijaitsevat asiakaskohtaisessa suojatussa tietokannassa. Tietoturva ja henkilötietojen suojaus on huomioitu järjestelmän suunnittelussa tietojen käsittelyssä.
• Fyysiset hakemukset, hankeraportit ja maksutiedot arkistoidaan kokouspöytäkirjojen liitteinä vuosittain yhdistyksen kassakaapilliseen arkistoon. Arkistoon on pääsy ainoastaan henkilöillä, joilla on työnsä tai toimensa puolesta peruste päästä käsiksi tietoihin.
• Pysyvästi hakemusasiakirjat ja hankeraportit arkistoidaan Helsingin kaupunginarkistoon. Sinne arkistoidut asiakirjat salataan julkisuudelta 100 vuodeksi. Aineisto on kuitenkin yhdistyksen hallituksen, yhdistyksen toimihenkilöiden ja tutkijoiden tutkimusluvan alaisessa käytössä myös ennen salausajan päättymistä. Tutkimusluvan arkistoon myöntää yhdistyksen hallitus. Tutkimusluvan saamiseksi tutkijan on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle selvitys tietosuojan huomioinnista tutkimustyössä ja tutkimusraportin laadinnassa.
  
  

7. Hakemuksiin liittyvät henkilötiedot ja niiden säilytysaika

• Hakemukset ja hakemusten liitteet arkistoidaan ja säilytetään pitkäaikaisesti.
• Selvitykset ja raportit myönnetyistä avustuksista arkistoidaan ja säilytetään pitkäaikaisesti.

• Sähköisestä apurahajärjestelmästä poistetaan hylätyt hakemukset yhden (1) vuoden sisällä apurahapäätösten tekemisestä. Myönnetyt hakemukset säilytetään apurahajärjestelmässä korkeintaan kuusi (6) vuotta, mutta ne voidaan poistaa aikaisemminkin, mikäli säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Kaikki hakemusasiakirjat säilyvät kuitenkin fyysisinä dokumentteina yhdistyksen paperiarkistossa. 
• Käyttäjien käyttäjätunnukset poistetaan, kun havaitaan, että käyttäjällä ei ole yhtään hakemusta järjestelmässä ja viimeisestä kirjautumisesta on yli kolme (3) vuotta.
  
  
  

8. Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

• Jokaisella on lain sallimissa puitteissa oikeus tarkistaa omat tietonsa rekisteristä, oikeus vaatia virheellisen tai tarpeettoman tiedon poistamista sekä oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä, ellei henkilötietojen käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

• Jokaisella on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsoo henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.

• Tarkastamisen osalta pyydämme lähettämään viestin osoitteeseen info@kauppiaittenyhdistys.fi.

 

9. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan henkilötietolain sallimissa rajoissa tietojen käsittelyn tekniseksi toteuttamiseksi Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Tietojen luovutus

Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan Verohallinnolle ja pyydettäessä muille viranomaisille. 

Myönnettyjen avustusten saajat, avustusten määrät ja aiheet, sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/ hankkeen tiivistelmät voidaan julkaista yhdistyksen verkkosivuilla ja toimintakertomuksessa ja muissa yhdistyksen julkaisuissa ja tapahtumissa.

Yhdistys voi luovuttaa haettuihin ja myönnettyihin apurahoihin liittyviä tarpeellisia henkilötietoja toisille apurahojen myöntäjille.

Pysyvästi hakemusasiakirjat ja hankeraportit arkistoidaan Helsingin kaupunginarkistoon. Sinne arkistoidut asiakirjat salataan julkisuudelta 100 vuodeksi. Aineisto on kuitenkin yhdistyksen hallituksen, yhdistyksen toimihenkilöiden ja tutkijoiden tutkimusluvan alaisessa käytössä myös ennen salausajan päättymistä. Tutkimusluvan arkistoon myöntää yhdistyksen hallitus. Tutkimusluvan saamiseksi tutkijan on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle selvitys tietosuojan huomioinnista tutkimustyössä ja tutkimusraportin laadinnassa.

11. Muut ehdot 

Yhdistys kehittää toimintaansa ja hallintoaan ja tämä saattaa tarkoittaa myös henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muuttuneita toimintatapoja. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Jos yhdistys purkautuu tai lakkautetaan, yhdistyksen pitkäaikaisen arkiston tutkimuslupa-asioita hallinnoi sen yleishyödyllisen säätiön tai yhdistyksen hallitus, jolle Helsingin Kauppiaitten Yhdistys luovuttaa lopullisen varallisuutensa.